Afspraken worden op tijd opgevolgd
Na ieder klantcontact is duidelijk welke stap volgt, wie die uitvoert en waar de vervolgafspraak wordt vastgelegd. Zo blijft niets onnodig liggen.
Diensten
Organisatie en procesverbetering
Je bedrijf achter de schermen slimmer georganiseerd
Ik stap tijdelijk in, breng in kaart waar werk vastloopt en richt de werkwijze slimmer in. Samen met de mensen die ermee werken. Daarna kun je zelf verder.
Werk blijft liggen terwijl je bedrijf doordraait
Na klantafspraken moeten offertes worden gemaakt, informatie moet worden aangeleverd en acties moeten worden opgevolgd. Als dat over losse mails, lijstjes en mensen verspreid is, moet jij steeds uitzoeken wat er nog moet gebeuren.
Offertes of facturen worden te laat verstuurd.
Vaak ontbreekt een vaste werkwijze, waardoor informatie verspreid staat en iedere stap meer tijd kost dan nodig.
Fouten die achteraf hersteld moeten worden.
Vaak omdat er geen vast moment is waarop iemand controleert of alles compleet is.
Werk dat dubbel wordt gedaan.
Vaak omdat dezelfde gegevens op meerdere plekken worden bijgehouden.
250 uur
Gaat daar binnen je bedrijf samen 5 uur per week aan onnodig werk in zitten, dan loopt dat over 50 werkweken op tot 250 uur per jaar. Het kost jou en je medewerkers tijd, en ondertussen kom je steeds minder toe aan de plannen die je met je bedrijf hebt.
Wat je eigenlijk wilt
Weten wat loopt en wat aandacht vraagt
Je wilt kunnen vertrouwen op de informatie in je bedrijf, direct zien wat nog openstaat en werkzaamheden gemakkelijk kunnen uitvoeren of overdragen. Zonder telkens opnieuw te hoeven zoeken, controleren, uitleggen of herinneren.
Zodat je weer toekomt aan je klanten, je medewerkers en de plannen voor je bedrijf.
Mijn kijk
Extra handen zijn niet altijd de oplossing
Meer werk vraagt niet altijd om meer mensen. Soms vraagt het om minder dubbel werk of een duidelijkere werkwijze. Extra hulp kan nodig zijn, maar eerst onderzoek ik welke stappen dubbel gaan, welke informatie ontbreekt en waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn.
Zo nemen we geen onnodig werk mee in een nieuwe oplossing. Daarna voeren we de verbeteringen in en spreken we af wie de uitvoering oppakt.
Voorbeeld: factuurgegevens samenzoeken
- Laten vervallen Dezelfde klantgegevens niet opnieuw op een tweede lijst overtypen.
- Eenvoudiger maken Benodigde gegevens bij de opdracht vastleggen en vóór facturatie controleren op volledigheid.
- Blijven uitvoeren Factuur voorbereiden, akkoord vragen en openstaande posten opvolgen volgens vaste afspraken.
De informatie wordt bij de bron vastgelegd, niet achteraf bij elkaar gezocht.
Wat er concreet kan veranderen
We bepalen vooraf waar jouw bedrijf verbetering nodig heeft. Dit zijn voorbeelden van wat een duidelijkere werkwijze kan opleveren:
Taken zijn gemakkelijker over te dragen
Iedereen kan zien wat al is gedaan en wat nog moet gebeuren. Daardoor loopt het werk ook tijdens drukte, ziekte of vakanties door.
Facturen gaan sneller de deur uit
Gewerkte uren, gebruikte materialen en gemaakte prijsafspraken worden direct op één vaste plek vastgelegd. Daardoor ontbreekt er geen informatie en kan de factuur volledig en op tijd worden verstuurd.
Met vaste controlepunten wordt zichtbaar wanneer iets blijft liggen. Zo hoef jij minder na te jagen en worden problemen eerder opgepakt.
Hoe ik je daarbij help
Ik stap tijdelijk in om de organisatie achter je bedrijf te verbeteren. We brengen in kaart waar werk vastloopt, passen de werkwijze aan en voeren die samen met de betrokken mensen in. Je krijgt werkafspraken, hulpmiddelen en controlepunten waarmee je daarna zelf verder kunt.
Controlepunt vóór facturatie
elke vrijdag
Klantgegevens, opdracht en akkoord compleet?
- Opdracht 112 compleet
- Opdracht 113 wacht op informatie
- Opdracht 114 compleet
Opdracht 113, vervolg
- Akkoord van klant opvragen Je team di
Niets verdwijnt ongemerkt uit beeld. Ontbreekt iets, dan krijgt het dossier een eigenaar en een vervolgdatum.
-
01
Situatie en prioriteit
Een overzicht van de betrokken werkzaamheden, de knelpunten en de verandering die je wilt.
-
02
Verbeterde inrichting
Afgesproken werkstappen, een duidelijke taakverdeling en één bruikbaar overzicht van de voortgang.
-
03
Invoering
De nieuwe werkwijze toepassen op het echte werk en bijstellen waar die vastloopt.
-
04
Overdracht en controle
Korte werkinstructies, uitleg aan wie ermee werkt en een controle of het werk zonder mijn dagelijkse aansturing doorloopt.
En daarna kun je zelf verder
Mijn inzet is in de basis tijdelijk. Je hoeft mij niet elke maand te blijven inhuren om profijt te hebben van de verbeteringen.
Hoe gaan we verder?
Jij kiest
Zelf verder
De werkwijze staat en het werk ligt vast in stappen. Je pakt het intern op.
Overdragen
Iemand in je team neemt het over, met de instructies erbij.
Uitvoerende hulp
Blijft er uitvoerend werk over, dan spreken we dat apart af als praktische ondersteuning.
Bewijs
Ervaring met organiseren en verbeteren
Ik neem ruim vijfendertig jaar ervaring in administratieve, financiële en organisatorische functies mee. In eerdere functies heb ik werkprocessen verbeterd en vastgelegd, controle- en werkdocumenten ontwikkeld en organisatorische veranderingen begeleid, samen met de betrokken mensen.
Die praktijkervaring gebruik ik om te onderzoeken waar het werk vastloopt en verbeteringen door te voeren die passen bij jouw bedrijf.
Zo beginnen we
In een kosteloze kennismaking van 45 minuten bespreken we wat er vastloopt, wat je wilt veranderen en of mijn hulp daarbij past.
Plan een kosteloze kennismaking
Een vaste projectprijs
vooraf afgesproken
Voor organisatie en procesverbetering werk ik met een vooraf afgesproken projectprijs. Die is afgestemd op de omvang van de opdracht, wat er nodig is om de verbeteringen door te voeren en de waarde daarvan voor jouw bedrijf.
Je ontvangt een helder voorstel waarin staat wat we aanpakken, wat ik oplever en wat de totale investering is. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.
Alle prijzen zijn exclusief btw.